luzzattigramsci.it

  

Bästa artiklarna:

  
Main / Vad betyder direkt indirekta rapporter

Vad betyder direkta indirekta rapporter

Att leda team utan direkt auktoritet över deltagarna är inte ett nytt koncept, och yrkesverksamma som har ansvar för organisatoriskt ledarskapsansvar är nästan säkra på att hantera indirekta rapporter någon gång i karriären. Medan indirekta rapporter bidrar till projektmål och har definierade leveranser, är de kopplade till projektledningen genom en "prickad linje".

Men de lärdomar du lär dig av denna erfarenhet kan vara ovärderliga. Så, vad fungerar egentligen i den verkliga världen när det gäller hantering av indirekta rapporter? För att få reda på det pratade vi med två veteraner som har sett allt.

En projektledare med mer än 15 års erfarenhet av att leda och leda virtuella och samarbetade team, Susan Legg McKinley arbetar för närvarande för vårdföretaget Cardinal Health. Zammarchi har mer än 30 års erfarenhet av att leda indirekta rapporter. En av de första sakerna du lär dig i projektledning är att det är avsändarens ansvar att se till att en kommunikation inte bara tas emot utan förstås av mottagarna.

Kommunikation - eller bristen på detta - är en av de enskilt viktigaste faktorerna som styr framgång eller misslyckande för något projekt eller relation. Zammarchi och McKinley rekommenderar att man upprätthåller en öppen dörrpolicy och uppmuntrar en uppriktig, bedömningsfri miljö där projektdeltagare kan diskutera projektrelaterade frågor. Det är inte en enkelriktad gata. Ett annat råd: Enligt McKinley är en av de djupaste drivkrafterna för människor att de vill känna att de spelar roll och att de gör en positiv skillnad.

Att uttrycka uppskattning och tacksamhet för ett väl utfört jobb är avgörande för både individuell och lagmoral. Som ledare för indirekta rapporter är det osannolikt att du har befogenhet att ge konkreta belöningar. Zammarchi, som inte samlas med de flesta av sina indirekta rapporter, säger att han gör ett medvetet försök att uttrycka sitt tack genom att skicka en anteckning till en indirekt rapportchef, kopiera den andra linjechefen så att ledningskedjan är medveten om värdet av varje persons bidrag.

McKinley tillägger att hon alltid erkänner bidrag från dem som hjälpte henne och tar sig tid att tacka dem personligen och offentligt. Det är inte ovanligt att projektdeltagare tillhör flera team utöver sina regelbundet tilldelade arbetsuppgifter, vilket kan ha konkurrerande leveranstider.

Chefer kan eller inte vara till hjälp när de ger vägledning om vikten av ett visst projekt och varför deltagarens tid och ansträngning är motiverad. Teammedlemmarna behöver inte bara förstå vad som gör projektet viktigt, utan varför projektet är viktigt för dem och hur de är viktiga för projektet. Ta dig tid att gå igenom enskilda scheman och arbetsbelastningar och leta efter konflikter som kan påverka ett projekt negativt.

Arbeta aktivt med teammedlemmar för att rensa dessa spärrar i förväg, om möjligt. När teamdeltagare känner sig lyssnade på går de ofta en extra mil för att uppfylla scheman, även aggressiva. Inköp kan också öka genom att skapa en känsla av team, gemenskap och sammanhållning med dina projektdeltagare.

Zammarchi säger att han försöker "bygga kamratskap att vi alla är i det här tillsammans ... och att vi alla kan arbeta tillsammans och göra det till ett teamarbete. I största möjliga utsträckning, be om input och få inköp från indirekta rapporter om mål, scheman och leveranser. Se till att det begärda arbetet värderas.

Ingenting är mer demoraliserande att spendera timmar på något bara för att få det att försvinna i ett svart hål utan ytterligare omnämnande eller erkännande av den ansträngning som krävs för att skapa en leverans. Tack alltid teamdeltagare efter att ha mottagit önskade leveranser. Det är ett enkelt faktum: Ingen vill arbeta för en grouch. Ingen vill få en morgonkopp med negativitet, särskilt inte från deras projektledare eller chef.

Enligt McKinley, för att "leda andra människor måste du ha en positiv attityd ... Du kan inte vara den som spottar negativitet. Du måste alltid vara teamcheerleader. Din personliga attityd - positiv eller negativ - har makt att bygga upp upp eller riva ner teamet. Detta gäller särskilt när vi arbetar med teammedlemmar som ofta tilldelas flera projekt, var och en med sitt eget ledarskap och ledarstil. Relationer byggda på vänlighet, artighet och ömsesidig respekt kommer att gå längre för att bygga och upprätthålla ett effektivt, effektivt och lyckligt team än ett byggt på tvång, rädsla och dominans.

En av de svårare uppgifterna för dem som hanterar indirekta rapporter är att hantera prestandafrågor. Själva karaktären av att hantera en indirekt rapport är att det vanligtvis inte finns något tydligt sätt att mäta ut konsekvenser för låga eller misslyckade deltagare.

McKinley erkänner att hantering av låga motivations- och prestandafrågor inte är "trevliga samtal" utan ibland är nödvändiga. Hennes tips? Använd aldrig ilska. Attackera aldrig. Prata alltid och var villig att trycka igenom tills du har en upplösning. Hon gör också en poäng att aldrig genera indirekta rapporter inför kamrater eller ledning. I vissa kritiska fall kan en teamchef behöva gå till den indirekta rapportchefen eller ledningen för att lösa ett problem.

Om du gör det kan det bli ännu svårare att arbeta med den indirekta rapporten, men det kan vara det enda kvarvarande alternativet. Prestationsrelaterade frågor faller i allmänhet i två kategorier: Du kanske inte alltid har utrymme att hantera enskilda projektuppgifter, men när du gör det, hantera dem med ett öga på den totala projektframgången och framgången för enskilda deltagare.

Detta är särskilt viktigt för teammedlemmar som konsekvent underpresterar. Ibland kan fixen vara så enkel som att tilldela dem till uppgifter som närmare matchar deras skicklighetsuppsättningar. Zammarchi betonar vikten av att teammedlemmarna inte bara känner sig bekväma med att utföra de tilldelade uppgifterna utan att de förstår vad som behöver göras. Det är verkligen att se till att de har de verktyg och resurser de behöver för att göra sitt jobb, säger han.

En teknik som är extremt effektiv är att helt enkelt ange dina förväntningar e. Då och det här är den riktigt svåra delen, sluta prata. Människor har ett behov av att fylla i tystnad och om du bara väntar kommer teammedlemmen i allmänhet att börja fylla i blankorna om varför det levererade inte har kommit.

När du har identifierat det verkliga problemet kan du ta itu med orsaken till problemet. Det är inte lätt att hantera indirekta rapporter. Du har ingen auktoritet att belöna och ingen auktoritet att mäta ut konsekvenserna. Ditt lag kan eller kanske inte samlas. Du kanske eller kanske inte kan justera scheman eller enskilda uppdrag.

Du kanske inte ens har samma team tilldelat projektet från fas till fas. Trots alla dessa utmaningar kan hantering av indirekta rapporter vara extremt givande.

Du har en unik möjlighet att bygga en riktig teamrapport baserat på delad förståelse för att ni alla är tillsammans i projektet.

Det är också en möjlighet för dig att växa som ledare. Genom att hantera indirekta rapporter kan du finjustera din kommunikation och andra mjuka färdigheter. Zammarchis sista råd: Om du har en fråga som fortsätter att dyka upp, var villig att underhålla möjligheten att du kan vara en del av problemet. Främja inte ett problem och fortsätt det eller förvärra det. Du måste vara flexibel.

Ta reda på vad som fungerar för dig även om du måste ändra hur du gör saker. Här är de senaste Insider-berättelserna. Mer Insider Logga ut. Logga ut Logga in Registrera. Senaste Insider. Digital tidskrift. Utmärkelseprogram. Resursbibliotek. Kolla in de senaste Insider-berättelserna här. Från våra partners. Mer från IDG-nätverket. En CIO erbjuder nycklar för att driva digital transformation. Varför CIO bör ta mentorprogram på allvar. Håll kommunikationslinjer öppna En av de första sakerna du lär dig i projektledning är att det är avsändarens ansvar att se till att en kommunikation inte bara tas emot utan förstås av mottagarna.

Öva praktisk tacksamhet Enligt McKinley är en av de djupaste drivkrafterna för människor att de vill känna att de spelar roll och att de gör en positiv skillnad. Gain buy-in Det är inte ovanligt att projektdeltagare tillhör flera team utöver sina regelbundet tilldelade uppgifter, som kan ha konkurrerande leveranstider.

Bygg upp snarare än att riva ner Det är ett enkelt faktum: Gör den gyllene regeln till en vana "Behandla andra med värdighet och respekt så svarar de på dig", säger McKinley. Hantera effektivt den mörka sidan En av de svårare uppgifterna för dem som hanterar indirekta rapporter är att hantera prestationsfrågor. Motivera prestationsrelaterade frågor faller i allmänhet i två kategorier: Var flexibel Att hantera indirekta rapporter är inte lätt.

Nästa läs detta: Få det bästa av CIO ... Registrera dig för våra GRATIS nyhetsbrev!

(с) 2019 luzzattigramsci.it